Betriebs- und Heizkostenabrechnung

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die durch den Betrieb und die Nutzung eines Gebäudes entstehen. Hierzu gehören beispielsweise Kosten für Wasser, Entwässerung, Heizung, Müllentsorgung, Hausmeisterdienste, Gartenpflege oder die Treppenhausreinigung.

Voraussetzung ist, dass diese Kosten gesetzlich als Betriebskosten nach der gesetzlichen Betriebskostenverordnung (BetrKV) anerkannt und im Mietvertrag vereinbart sind.
 

Welche Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?

Umlagefähig sind grundsätzlich nur die laufenden Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dazu gehören insbesondere:

• Heiz- und Warmwasserkosten
• Wasserversorgung und Entwässerung
• Müllabfuhr
• Straßenreinigung
• Aufzugskosten
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Hausmeisterleistungen
• Allgemeinstrom
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
• etc.

Die genaue Umlage richtet sich nach den Vereinbarungen im jeweiligen Mietvertrag.

Welche Kosten gehören nicht zu den Betriebskosten?

Nicht auf die Mieter umgelegt werden dürfen insbesondere:

• Verwaltungskosten
• Kosten der Geschäftsführung
• Buchhaltungs- und Abrechnungskosten
• Instandhaltungs- und Reparaturkosten
• Modernisierungskosten
• Rücklagenbildung
• etc.

Diese Kosten werden vom Eigentümer getragen.

Was bedeutet „laufende Kosten“?

Betriebskosten müssen regelmäßig oder wiederkehrend entstehen. Dabei ist nicht erforderlich, dass sie jedes Jahr in gleicher Höhe anfallen.

Auch Kosten, die nur alle paar Jahre entstehen, können Betriebskosten sein, beispielsweise:

• TÜV-Prüfungen von Aufzügen
• Eichung von Wasserzählern
• Sonderreinigungen von Allgemeinbereichen
• Pflanzenschnitte/Sand(-kasten-)tausch alle paar Jahre

Einmalige Maßnahmen oder außergewöhnliche Kosten gehören dagegen grundsätzlich nicht zu den Betriebskosten.

Werden Reparaturen über die Betriebskosten abgerechnet?

Nein. Reparaturen, Instandsetzungen und die Beseitigung von Schäden sind keine Betriebskosten. Solche Kosten trägt der Eigentümer.

Warum werden manche Kosten nach Wohnfläche verteilt?

Nicht alle Betriebskosten lassen sich verursachungsgerecht messen. Deshalb werden bestimmte Kostenarten nach einem festgelegten Verteilerschlüssel auf die Mieter umgelegt.

In vielen Fällen erfolgt die Verteilung nach dem Verhältnis der Wohnfläche zur Gesamtfläche des Gebäudes. Dadurch trägt jeder Mieter den Anteil der Kosten, der seiner Wohnungsgröße entspricht.

Können Kosten direkt einer Wohnung zugeordnet werden?

Ja. Kosten, die eindeutig einer einzelnen Wohnung oder Gewerbeeinheit zugeordnet werden können, werden direkt dieser Einheit belastet.

Dazu gehören beispielsweise individuelle Verbrauchswerte für Wasser, Heizung oder bestimmte Sonderleistungen.

Darf ein Eigentümer eigene Leistungen abrechnen?

Ja. Erbringt der Eigentümer beispielsweise selbst Hausmeisterdienste, Gartenpflege oder Winterdienst, können diese Leistungen grundsätzlich als Betriebskosten berücksichtigt werden.

Die angesetzten Kosten dürfen dabei jedoch nicht höher sein als die Kosten eines vergleichbaren externen Dienstleisters. Gewinnaufschläge sind nicht zulässig.

Warum enthält meine Abrechnung nicht alle Betriebskostenarten?

In Ihrer Einzelabrechnung werden nur Kostenarten ausgewiesen, die Ihre Wohnung oder Nutzungseinheit tatsächlich betreffen.

Kostenarten, für die kein Kostenanteil auf Ihre Wohnung entfällt, werden aus Gründen der Übersichtlichkeit häufig nicht dargestellt.

Warum unterscheiden sich die Betriebskosten von Jahr zu Jahr?

Die Höhe der Betriebskosten hängt von vielen Faktoren ab, unter anderem:

• Entwicklung der Energiepreise
• Gebührenerhöhungen
• Vertragliche oder gesetzliche Preissteigerungen
• Erhöhung von Versicherungsprämien
• Witterungsbedingungen
• tatsächlichem Verbrauch der Nutzer
• Mehrleistungen durch die Bewirtschaftung notwendig

Daher können sich die Betriebskosten von Jahr zu Jahr verändern, ohne dass sich der Leistungsumfang geändert hat.

Wie werden die Heizkosten abgerechnet?

Die Heizkosten werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben der Heizkostenverordnung durch einen spezialisierten Messdienstleister, beispielsweise der Firma Techem oder Ista, ermittelt und nach der geltenden Heizkostenverordnung abgerechnet. Die Ergebnisse dieser Verbrauchserfassung fließen anschließend in Ihre jährliche Betriebskostenabrechnung ein.

Bei zentralen Heizungsanlagen werden die Heizkosten grundsätzlich verbrauchsabhängig nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung von mindestens 50 bis 70 % Verbrauchskostenanteil und der Rest nach Wohnfläche verteilt. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Nutzer möglichst verursachungsgerecht an den Kosten beteiligt wird.

Wie werden Warm- und Kaltwasserkosten berechnet?

Sofern das Gebäude mit entsprechenden Wasserzählern ausgestattet ist, werden die Wasserkosten auf Basis der gemessenen Verbräuche abgerechnet.

Kaltwasserkosten werden nach dem tatsächlich gemessenen Verbrauch in Kubikmetern (m³) berechnet.

Bei Warmwasser fallen neben den eigentlichen Wasserkosten zusätzlich Energiekosten für die Erwärmung des Wassers an. Diese können beispielsweise durch Gas, Öl oder Fernwärme entstehen. Die Verteilung erfolgt nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung teilweise verbrauchsabhängig und teilweise nach einem festgelegten Verteilungsmaßstab.

Bei Immobilien, die nicht mit Kaltwasserzähler ausgestattet sind, erfolgt die Umlage nach Wohnfläche.

Wie werden meine Vorauszahlungen berücksichtigt?

Die von Ihnen im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen werden vollständig mit den tatsächlich entstandenen Betriebskosten und Heizkosten verrechnet. 

Aus der Gegenüberstellung von Kosten und Vorauszahlungen ergibt sich das Abrechnungsergebnis. Dieses kann je nach Einzelfall zu einer Nachzahlung oder zu einem Guthaben führen.

Kann ich die Belege zur Abrechnung einsehen?

Selbstverständlich haben Mieter das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Rechnungen und Belege einzusehen. Die Einsichtnahme erfolgt nach vorheriger Terminvereinbarung in unseren Geschäftsräumen. Ein Anspruch auf kostenlose Belegübersendung besteht für den Vermieter nicht.

Sollten nach Durchsicht der Abrechnung Fragen bestehen, stehen wir Ihnen gerne telefonisch oder schriftlich zur Verfügung.

Was ist bei Einwendungen gegen die Abrechnung zu beachten?

Falls Sie Rückfragen oder Einwendungen zu Ihrer Betriebskostenabrechnung haben, ist nach den rechtlichen Anforderungen eine schriftliche Mitteilung unter Angabe der betreffenden Positionen und einer kurzen Widerspruchsbegründung. So können wir Ihr Anliegen schnell und nachvollziehbar prüfen. Eine offene Nachzahlung ist unabhängig von dem eingereichten Widerspruch fristgerecht mit dem Vermerk „Unter Vorbehalt“ zu zahlen und kann nicht zurück gehalten werden. 

Warum werden Vorauszahlungen angepasst?

Führen gestiegene Kosten zu einer Nachzahlung, kann eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen sinnvoll sein. Ziel ist es, künftige Nachzahlungen möglichst zu vermeiden und die laufenden Kosten realistisch abzubilden.

Was sind haushaltsnahe Dienstleistungen?

Bestimmte Leistungen rund um die Immobilie können unter Umständen steuerlich begünstigt sein. Hierzu zählen beispielsweise Hausmeister-, Gartenpflege- oder Reinigungsleistungen (( § 35a EstG).

Die entsprechenden Kosten werden in einer gesonderten Aufstellung ausgewiesen, damit sie im Rahmen Ihrer Einkommensteuererklärung berücksichtigt werden können.

Ob und in welchem Umfang eine steuerliche Begünstigung möglich ist, ist individuell mit Ihrem Steuerberater oder dem zuständigen Finanzamt zu klären.

Unser Anspruch: Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Eine verständliche und nachvollziehbare Betriebskostenabrechnung ist für uns ein wichtiger Bestandteil eines fairen Mietverhältnisses. Deshalb legen wir Wert auf eine transparente Darstellung aller Kosten und stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung. Unser Ziel ist es, die umlagefähigen Kosten verursachungsgerecht, rechtssicher und für jeden Mieter nachvollziehbar abzurechnen.

Beachte: Betriebskosten entstehen überwiegend für die gesamte Immobilie und nicht für einzelne Wohnungen. Eine vollkommen individuelle und damit hundertprozentig gerechte Zuordnung aller Kosten ist daher in der Praxis oftmals nicht möglich.  Die verwendeten Umlageschlüssel und Umlagebestimmungen können deshalb niemals eine absolute gerechte, sondern lediglich eine möglichst gerechte und rechtssichere Verteilung dieser Kosten erreichen.