Datenschutz

Teil 1: Datenschutzhinweise zur Nutzung der Website

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

HHV GmbH
Berliner Allee 65
64295 Darmstadt
Vertreten durch die Geschäftsführung

Telefon: +49 6151 394 206 0
E-Mail: mail@hhv.immo

Der Verantwortliche entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch der Website

a) Server-Log-Dateien

Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Provider automatisch folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit der Website.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren und technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website).

3. Hosting

Die Website wird bei folgendem Anbieter gehostet:

ALL-INKL.COM
Hauptstraße 68
D-02742 Friedersdorf

Mit dem Hosting-Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Website.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Cookies und Consent-Management

a) Technisch notwendige Cookies

Technisch erforderliche Cookies werden eingesetzt, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

b) Einwilligungsbedürftige Cookies

Soweit Cookies eingesetzt werden, die nicht technisch erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

c) Consent-Tool (Complianz)

Zur Einholung und Dokumentation von Einwilligungen wird ein Consent-Management-Tool eingesetzt.

Rechtsgrundlage:
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß § 25 TDDDG).

5. Kontaktaufnahme über die Website

Wenn Sie per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir:

• Name
• Kontaktdaten
• Inhalt der Anfrage
• ggf. objektbezogene Daten

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Bearbeitung von Anfragen)

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus:

• § 257 Handelsgesetzbuch (HGB)
• § 147 Abgabenordnung (AO)

Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel sechs bzw. zehn Jahre.

7. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Unsere Aufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

Telefon: 0611-1408 0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Unser Datenschutzbeauftragter

Data Screen Consult
Gesellschaft für Unternehmensberatung mbH
Kaiser-Friedrich-Promenade 111a
61348 Bad Homburg v.d.H.

E-Mail: poststelle@hhv.immo

Teil 2: Datenschutzhinweise zur Tätigkeit als Wohnungsunternehmen

Die HHV GmbH verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen ihrer Tätigkeit als Wohnungsunternehmen.

1. Kategorien betroffener Personen

• Mieter und Haushaltsangehörige / ehemalige Mieter / gesetzliche Vertreter
• Mietinteressenten / Wohnungsbewerber
• Organmitglieder
• Dienstleister (Handwerker, Energieversorger, Wartungsunternehmen)
• Rechtsanwälte, Steuerberater, Behördenvertreter

2. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Vertragsverhältnis werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Vertragsdaten (Mietverträge, Verwalterverträge)
• Zahlungs- und Bankdaten
• Abrechnungsdaten (Hausgeld, Betriebskosten)
• Objekt- und wohnungsbezogene Daten
• Kommunikationsdaten
• Bonitätsdaten (bei Mietinteressenten)
• Schadens- und Versicherungsdaten

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, sie ist gesetzlich erforderlich.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

• Durchführung und Abwicklung von Mietverhältnissen
• Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG)
• Erstellung von Hausgeld- und Betriebskostenabrechnungen
• Durchführung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
• Verwaltung von Mietkautionen
• Lieferantenmanagement
• Durchsetzung und Abwehr von Ansprüchen
• Erfüllung gesetzlicher Buchführungs- und Dokumentationspflichten

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

a) Vertragserfüllung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

• Mietverträge (§§ 535 ff. BGB)

b) Rechtliche Verpflichtungen

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

• handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Betriebskostenabrechnung gemäß § 556 BGB

c) Berechtigtes Interesse

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

• Forderungsmanagement
• Rechtsverfolgung
• Weitergabe erforderlicher Kontaktdaten an Handwerker zur Schadensbeseitigung
• Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Betreuungsbetriebs

5. Empfänger personenbezogener Daten

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies erforderlich ist, insbesondere an:

• Handwerks- und Wartungsunternehmen
• Energieversorger
• Abrechnungsdienstleister
• Steuerberater
• Rechtsanwälte
• Banken
• Behörden

Sofern externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gespeichert:

• für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses
• entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• bis zur Verjährung möglicher Ansprüche (regelmäßig drei Jahre gemäß §§ 195, 199 BGB)

7. Datenquellen

Personenbezogene Daten werden erhoben:

• direkt bei den betroffenen Personen
• von Vorverwaltern
• von Behörden
• aus öffentlich zugänglichen Registern (z. B. Grundbuch, soweit zulässig)

8. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO

Unsere Aufsichtsbehörde

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

Telefon: 0611-1408 0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de